✍️Τεχνητή νοημοσύνη στην επιχείρηση: τι να ελέγξετε πριν ανεβάσετε συμβάσεις και δεδομένα πελατών
Μια σύμβαση για περίληψη, ένα βιογραφικό για αξιολόγηση ή ένα email πελάτη για σύνταξη απάντησης. Η χρήση τεχνητής νοημοσύνης στην επιχείρηση μπορεί να διευκολύνει καθημερινές εργασίες, αλλά η εισαγωγή εταιρικών εγγράφων χρειάζεται προηγούμενο έλεγχο.
📖Το κρίσιμο ερώτημα είναι συγκεκριμένο: ποια στοιχεία επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν, σε ποιο εργαλείο και με ποιες εγγυήσεις;
Μπορώ να ανεβάσω μια εταιρική σύμβαση σε εργαλείο AI;
Η απάντηση εξαρτάται από το περιεχόμενο της σύμβασης, τις δεσμεύσεις εμπιστευτικότητας και τους όρους της υπηρεσίας. Ένα έγγραφο μπορεί να περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα, εμπορικούς όρους ή πληροφορίες που η επιχείρηση έχει δεσμευθεί να προστατεύει.
Πριν από την εισαγωγή του, χρειάζεται να εξετάζεται ποιος αποκτά πρόσβαση, πού αποθηκεύονται οι πληροφορίες, για πόσο διατηρούνται και αν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων. Οι απαντήσεις διαφέρουν ανά υπηρεσία, πρόγραμμα και ρυθμίσεις.
📚Τεχνητή νοημοσύνη και GDPR: τι χρειάζεται προσοχή;
Όταν χρησιμοποιούνται στοιχεία πελατών ή εργαζομένων, η επεξεργασία πρέπει να αξιολογείται σύμφωνα με τον GDPR. Χρειάζονται, μεταξύ άλλων, κατάλληλη νομική βάση, περιορισμός των δεδομένων στα αναγκαία, ασφάλεια και εξέταση τυχόν διαβιβάσεων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. (eur-lex.europa.eu)
📌Η αφαίρεση ενός ονόματος δεν αρκεί απαραίτητα για ανωνυμοποίηση. Θέσεις εργασίας, ημερομηνίες ή συνδυασμοί πληροφοριών μπορεί να επιτρέπουν την ταυτοποίηση ενός προσώπου. (eur-lex.europa.eu)
Για παράδειγμα, αντί να εισαχθεί ολόκληρος φάκελος πελάτη για τη σύνταξη μιας απάντησης, μπορεί να εξεταστεί αν αρκεί ένα γενικό ερώτημα χωρίς αναγνωρίσιμα ή εμπιστευτικά στοιχεία.
📌Γιατί χρειάζεται πολιτική χρήσης AI στην εργασία;
Μια πρακτική εσωτερική πολιτική βοηθά τους εργαζομένους να γνωρίζουν:
- Ποια εργαλεία και εταιρικοί λογαριασμοί έχουν εγκριθεί.
- Ποια δεδομένα δεν πρέπει να εισάγονται.
- Πότε απαιτείται προηγούμενη έγκριση.
- Ποιος ελέγχει το αποτέλεσμα πριν χρησιμοποιηθεί.
- Πώς αναφέρεται μια λανθασμένη κοινοποίηση πληροφοριών.
Η πολιτική χρειάζεται να συνοδεύεται από κατανοητές οδηγίες και εκπαίδευση προσαρμοσμένη στις πραγματικές εργασίες του προσωπικού.
📌Το αποτέλεσμα της AI χρειάζεται έλεγχο
Μια περίληψη σύμβασης μπορεί να παραλείψει κρίσιμο όρο. Μια προτεινόμενη απάντηση μπορεί να περιλαμβάνει ανακριβείς πληροφορίες ή ανεπιθύμητες δεσμεύσεις. Η αξιολόγηση του αποτελέσματος από αρμόδιο πρόσωπο πρέπει να προηγείται της επιχειρηματικής χρήσης του.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται όταν η AI χρησιμοποιείται για αξιολόγηση ανθρώπων, όπως υποψηφίων εργαζομένων, λόγω των κανόνων για αυτοματοποιημένες αποφάσεις και των πιθανών επιπτώσεων στα δικαιώματά τους. (eur-lex.europa.eu)
⚖️Συζητήστε τις ανάγκες της επιχείρησής σας με την PRILI & PARTNERS
Η υπεύθυνη χρήση τεχνητής νοημοσύνης ξεκινά από την κατανόηση των εργαλείων, των δεδομένων και των συμβατικών υποχρεώσεων της επιχείρησης.
Επικοινωνήστε με τη δικηγορική εταιρεία PRILI & PARTNERS για να συζητήσετε τα νομικά ζητήματα που συνδέονται με τη χρήση AI στην επιχείρησή σας.
_____
AI in Business: What to Check Before Uploading Contracts and Client Data
A contract to summarise, a CV to assess or a client email requiring a response. Artificial intelligence can simplify everyday business tasks, but uploading company documents requires careful consideration.
The key question is: which information can be used, in which tool and with what safeguards?
Can You Upload a Business Contract to an AI Tool?
The answer depends on the contract’s content, confidentiality obligations and the service’s terms. A document may contain personal data, commercial terms or information the business has agreed to protect.
Before uploading it, check who can access the information, where it is stored, how long it is retained and whether it may be used to train AI models. These conditions vary by provider, subscription plan and settings.
AI and GDPR Compliance: What Should Businesses Consider?
When client or employee information is involved, the processing must be assessed under the GDPR. Relevant considerations include an appropriate lawful basis, data minimisation, security and any transfers outside the European Economic Area.
Removing a name does not necessarily make information anonymous. Job titles, dates or combinations of details may still allow someone to be identified.
For example, rather than uploading an entire client file to draft a response, consider whether a general prompt without identifiable or confidential information would suffice.
Why Does Your Business Need an AI Usage Policy?
A practical internal AI policy helps employees understand:
- Which tools and business accounts are approved.
- Which information must not be uploaded.
- When prior authorisation is required.
- Who reviews AI-generated output before use.
- How to report an accidental disclosure of information.
The policy should be supported by clear guidance and training tailored to employees’ actual responsibilities.
AI-Generated Content Requires Human Review
An AI-generated contract summary may omit an important clause. A suggested client response may contain inaccurate information or unintended commitments. An appropriate person should review the output before it is used for business purposes.
Particular care is needed when AI is used to assess individuals, including job applicants, given the rules governing automated decision-making and the potential impact on their rights.
🗂️Discuss Your Business’s Legal Needs with PRILI & PARTNERS
Responsible AI use starts with understanding the tools, the information being processed and the business’s contractual obligations.
Contact PRILI & PARTNERS law firm to discuss the legal considerations surrounding AI use in your business.
